Usaha kecil sering bergerak, menyulap banyak tugas dan tanggung jawab. Baik Anda bekerja dari kantor rumah, bepergian untuk rapat, atau mengelola tim dari jarak jauh, tetap teratur bisa menjadi tantangan. Namun, dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat merampingkan operasi, meningkatkan efisiensi, dan menjaga bisnis Anda berjalan lancar, di mana pun Anda berada. Berikut adalah beberapa peretasan organisasi untuk usaha kecil saat bepergian yang akan membantu Anda tetap menjadi yang terdepan.
Siapkan Kantor Tanpa Kertas
Ruang kerja yang berantakan dapat dengan cepat menggagalkan produktivitas Anda. Usaha kecil, terutama yang sedang bepergian, dapat memperoleh manfaat dari tanpa kertas. Alih-alih mengumpulkan tumpukan dokumen, pindai dokumen dan simpan secara digital. Gunakan aplikasi seperti Evernote atau CamScanner untuk mendigitalkan tanda terima, kontrak, dan dokumen penting. Anda dapat mengatur file-file ini ke dalam folder dan menandainya agar mudah diambil, memastikan bahwa tidak ada yang hilang dalam pengacakan.
Selain itu, tanda tangan digital dan alat manajemen dokumen elektronik seperti DocuSign memudahkan penandatanganan dan pengiriman kontrak tanpa perlu mencetak atau memindai. Pendekatan tanpa kertas tidak hanya menjaga ruang kerja Anda tetap teratur, tetapi juga mengurangi dampak lingkungan dari bisnis Anda. Terkadang, pendekatan yang benar-benar tanpa kertas tidak realistis untuk semua bisnis. Misalnya, jika bisnis Anda melibatkan pengiriman produk ke pelanggan, kemungkinan Anda perlu menggunakan semacam kertas untuk label alamat. Namun, dengan menggunakan dispenser label, Anda dapat mempercepat aspek ini.
Manfaatkan Alat Berbasis Cloud
Alat berbasis cloud sangat penting untuk bisnis kecil saat bepergian. Mereka menyediakan akses mudah ke dokumen, spreadsheet, dan data bisnis penting dari perangkat apa pun, di mana saja. Google Drive, Dropbox, dan Microsoft OneDrive adalah opsi populer yang memungkinkan Anda menyimpan dan berbagi file dengan tim Anda secara real-time. Menggunakan penyimpanan cloud berarti Anda tidak perlu khawatir kehilangan file penting, dan Anda dapat berkolaborasi lebih efisien dengan tim Anda, baik mereka di kantor atau bekerja dari jarak jauh.
Alat manajemen proyek menawarkan solusi luar biasa untuk mengatur tugas, melacak tenggat waktu, dan menetapkan tanggung jawab. Dengan alat ini, tim Anda dapat tetap terhubung, memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, bahkan saat bekerja dari lokasi yang berbeda.
Mengotomatiskan Tugas Rutin
Menjalankan bisnis kecil berarti mengenakan banyak topi, tetapi itu tidak berarti Anda harus menangani setiap tugas secara manual. Otomasi adalah pengubah permainan untuk usaha kecil yang ingin menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Alat otomatisasi memungkinkan Anda menghubungkan berbagai aplikasi dan mengotomatiskan alur kerja. Misalnya, Anda dapat mengotomatiskan proses penyimpanan lampiran email langsung ke layanan penyimpanan cloud atau menyiapkan pengingat email otomatis untuk rapat mendatang.
Selain itu, perangkat lunak akuntansi dapat mengotomatiskan faktur, pengingat pembayaran, dan pelacakan pengeluaran, menghemat waktu Anda dan memastikan Anda tidak pernah melewatkan tenggat waktu keuangan yang penting.
Gunakan Sistem Komunikasi Terpadu
Komunikasi adalah kunci untuk bisnis apa pun, dan tetap teratur saat Anda selalu bepergian membutuhkan sistem komunikasi yang efisien. Daripada menyulap beberapa saluran komunikasi seperti email, telepon, dan teks, pertimbangkan untuk menggunakan platform komunikasi terpadu seperti Slack, Microsoft Teams, atau Zoom.
Platform ini mengintegrasikan perpesanan, panggilan video, dan berbagi file, menciptakan hub terpusat untuk semua komunikasi. Anda dapat membuat saluran untuk tim, proyek, atau klien yang berbeda, menjaga percakapan tetap teratur dan mengurangi risiko informasi penting yang terlewatkan. Dengan aplikasi seluler, platform ini memungkinkan Anda untuk tetap terhubung di mana pun Anda berada.
Kendalikan Kalender Anda
Mengelola janji temu, rapat, dan tenggat waktu bisa membuat Anda kewalahan, terutama saat Anda terus-menerus bepergian. Gunakan kalender digital seperti Google Kalender atau Outlook untuk melacak semua komitmen Anda. Kalender ini dapat disinkronkan di seluruh perangkat, sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan acara penting, di mana pun Anda berada.
Manfaatkan fitur seperti pengingat, acara berulang, dan pemblokiran waktu untuk mengatur hari Anda dengan lebih baik. Anda dapat mengatur peringatan untuk rapat, tenggat waktu, atau bahkan pengingat pribadi, memastikan semuanya berjalan lancar. Alat kalender juga memungkinkan Anda menjadwalkan rapat secara otomatis, menghemat waktu dan tenaga Anda untuk berkoordinasi dengan klien atau anggota tim.
Terapkan Sistem Pelacakan Waktu
Waktu adalah uang, terutama untuk usaha kecil. Penggunaan waktu yang efisien sangat penting untuk tetap teratur dan produktif. Alat pelacak waktu seperti Toggl, Clockify, or Harvest dapat membantu Anda dan tim Anda memantau berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas. Dengan melacak jam kerja Anda, Anda dapat mengidentifikasi pengurasan waktu, mengoptimalkan proses, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Untuk tim jarak jauh atau mereka yang sering bepergian, aplikasi pelacakan waktu ini seringkali ramah seluler, memungkinkan karyawan untuk mencatat jam kerja mereka di ponsel cerdas mereka, sehingga mudah untuk tetap berada di atas pekerjaan bahkan saat Anda tidak berada di meja Anda.
Gunakan Aplikasi Manajemen Tugas untuk Prioritas
Mengelola banyak tugas bisa menjadi kewalahan, terutama saat Anda bekerja saat bepergian. Aplikasi manajemen tugas adalah alat yang sangat baik untuk menjaga semuanya tetap teratur. Alat seperti Todoist, Wunderlist (sekarang bagian dari Microsoft To-Do), dan Any.do memungkinkan Anda membuat daftar tugas, menetapkan prioritas, dan melacak kemajuan tugas.
Prioritaskan tugas Anda berdasarkan tenggat waktu, kepentingan, atau tingkat energi. Misalnya, Anda dapat memberi label tugas sebagai “mendesak”, “penting”, atau “prioritas rendah”, memastikan bahwa Anda fokus pada tugas yang paling penting terlebih dahulu. Banyak dari aplikasi ini juga menawarkan pengingat dan tugas berulang, membantu Anda tetap teratur tanpa harus menyimpan semuanya di kepala Anda.
Gunakan Solusi Pembayaran Digital
Mengelola pembayaran secara efisien adalah kunci untuk tetap teratur untuk bisnis kecil saat bepergian. Solusi pembayaran digital seperti Square, PayPal, dan Stripe adalah alat yang nyaman untuk menerima pembayaran secara langsung atau online. Platform ini menawarkan sistem point-of-sale (POS) seluler, memungkinkan Anda memproses pembayaran langsung dari ponsel cerdas atau tablet Anda, baik Anda bertemu klien secara langsung atau menjual produk saat bepergian.
Selain itu, banyak solusi pembayaran digital yang terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi, sehingga lebih mudah untuk melacak penjualan, pengeluaran, dan faktur tanpa kerumitan entri data manual. Dengan kemudahan pemrosesan pembayaran seluler, Anda dapat fokus mengembangkan bisnis Anda daripada mengelola dokumen.
Buat rutinitas dan patuhi itu
Organisasi melampaui alat; ini juga tentang menciptakan rutinitas yang cocok untuk Anda. Sisihkan waktu tertentu setiap hari untuk tugas-tugas utama, seperti memeriksa email, menangani keuangan, atau meninjau kemajuan proyek. Rutinitas yang konsisten membantu Anda tetap berada di atas prioritas Anda dan meminimalkan risiko kewalahan.
Bahkan saat bepergian, rutinitas yang mapan dapat membantu Anda tetap fokus dan produktif. Baik itu memulai hari Anda dengan daftar tugas atau mendedikasikan waktu untuk bertukar pikiran tentang ide-ide baru, berpegang teguh pada rutinitas memastikan Anda tetap teratur bahkan saat bekerja di lokasi yang berbeda.
