Arus kas adalah metrik penting bagi pemilik usaha kecil — kehabisan modal adalah alasan nomor satu mengapa startup gagal, menurut data dari CB Insights. Keterlambatan pembayaran dari klien dapat mengganggu arus kas Anda dan mengancam stabilitas dan potensi pertumbuhan bisnis Anda. Plus, mengejar faktur yang belum dibayar menguras waktu dan energi Anda, sehingga lebih sulit untuk fokus pada proyek yang akan membantu bisnis Anda berkembang.
Mari kita bicara tentang mengapa keterlambatan pembayaran terjadi, dampaknya terhadap usaha kecil, dan bagaimana menavigasi tantangan ini secara efektif.
Bagaimana keterlambatan pembayaran berdampak pada usaha kecil?
Satu survei dari Intuit Quickbooks menemukan bahwa 73% usaha kecil terkena dampak negatif oleh faktur yang terlambat. Terlebih lagi, sekitar 40% responden mengatakan mereka akan terpaksa menutup pada tahun depan jika keterlambatan pembayaran terus berlanjut. Faktur yang belum dibayar dapat memperlambat arus masuk modal, yang bisa menjadi masalah besar bagi perusahaan yang tidak memiliki cadangan kas. Jika Anda mengandalkan pembayaran yang masuk untuk menutupi biaya operasional Anda atau membayar karyawan Anda, apa yang akan Anda lakukan jika uang itu tertunda?
Invoice yang terlambat juga dapat menunda pertumbuhan dan ekspansi. Anda mungkin berencana untuk menggunakan sebagian dari pembayaran yang diharapkan untuk berinvestasi dalam produk atau layanan baru, membangun strategi pemasaran Anda, atau mempekerjakan karyawan baru. Anda mungkin harus menekan jeda pada tujuan tersebut jika uang Anda terikat dalam faktur yang belum dibayar.
Identifikasi apa yang menyebabkan keterlambatan pembayaran
Jika keterlambatan pembayaran menjadi masalah bagi bisnis Anda, mulailah dengan mengidentifikasi mengapa hal itu terjadi. Ini melibatkan komunikasi dengan pelanggan Anda (lebih lanjut tentang ini segera). Jika pelanggan Anda adalah bisnis lain, mereka mungkin terlambat membayar jika:
- Ada kekurangan arus kas di pihak mereka.
- Mereka lupa melakukan pembayaran.
- Mereka tidak memiliki sistem hutang yang efisien.
- Anda tidak menerima metode pembayaran pilihan mereka.
Setelah mengetahui hambatan pelanggan, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengatasinya. Dalam beberapa kasus, keterlambatan pembayaran dapat terjadi jika bisnis Anda tidak memiliki sistem piutang yang efisien.
5 cara mencegah keterlambatan pembayaran
Faktur yang belum dibayar tidak harus menjadi bagian reguler dari model bisnis Anda. Membangun dana darurat yang kuat dapat membantu Anda menutupi biaya Anda saat Anda menunggu pembayaran. SCORE, sebuah organisasi nirlaba yang mendukung usaha kecil, merekomendasikan untuk menghemat biaya operasional selama tiga hingga enam bulan.
Di luar itu, berikut adalah lima cara sederhana untuk mengatasi keterlambatan pembayaran.
1. Tetapkan ketentuan pembayaran yang jelas
Sebelum berbisnis dengan seseorang, Anda harus mengomunikasikan persyaratan pembayaran Anda dan memiliki perjanjian tertulis, sebaiknya kontrak. Setidaknya, pertukaran email yang menunjukkan bahwa mereka menyetujui persyaratan lebih baik daripada tidak sama sekali. Setiap kali Anda mengirimkan faktur kepada pelanggan, pastikan untuk menyertakan persyaratan pembayaran di sana juga. Ini harus ditunjukkan dengan jelas pada faktur.
2. Bersikaplah proaktif dengan komunikasi Anda
Setelah Anda mengirimkan layanan atau produk Anda, sebaiknya kirim faktur otomatis. Ini memberi pelanggan cukup waktu untuk melakukan pembayaran bersama-sama. Jika tanggal jatuh tempo pembayaran datang dan pergi, Anda dapat mengatur email pengingat untuk keluar secara otomatis. Anda dapat memilih untuk memberikan masa tenggang kepada pelanggan, misalnya 10 hari kerja, untuk menyelesaikan pembayaran mereka. Juga klarifikasi apakah akan ada konsekuensi di luar itu.
Jika Anda berurusan dengan faktur yang belum dibayar, jangan takut untuk menghubungi pelanggan Anda secara langsung untuk mengetahui apa yang terjadi. Mengambil pendekatan ini dapat membantu menjaga hubungan tetap utuh dan mencegah Anda kehilangan pelanggan.
3. Bagikan metode pembayaran pilihan Anda
Pada invoice Anda, sertakan semua metode pembayaran yang diterima bisnis Anda. Itu mungkin termasuk:
- Kartu debit atau kredit (beri tahu pelanggan jika Anda akan membebankan biaya pemrosesan)
- Pembayaran ACH
- Periksa
- Platform pembayaran seperti Venmo, Zelle atau PayPal
Untuk setiap opsi, sertakan petunjuk yang jelas tentang cara melakukan pembayaran menggunakan metode tersebut. Mengeja hal-hal ini dapat mencegah penundaan dan memungkinkan Anda menerima pembayaran lebih cepat.
4. Lacak faktur yang belum dibayar
Semakin kuat sistem piutang internal Anda, semakin cepat Anda dapat memproses pembayaran. Ini sangat penting jika Anda memiliki banyak faktur terutang. Jika Anda mengelola pembukuan sendiri, Anda dapat berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi untuk membantu Anda melacak hutang Anda. Anda juga dapat mengalihdayakan tugas tersebut kepada karyawan atau menyewa pekerja lepas atau konsultan untuk melakukannya untuk Anda. Yang paling penting adalah memastikan itu selesai. Anda harus menyimpan Catatan:
- Berapa banyak faktur yang belum dibayar yang Anda miliki pada waktu tertentu
- Setiap faktur yang dalam status tunggakan (30, 60 atau 90 hari lewat jatuh tempo)
- Catatan dari komunikasi apa pun yang Anda lakukan dengan pelanggan ini tentang keterlambatan pembayaran mereka
- Apa langkah selanjutnya — misalnya, Anda dapat memilih untuk mengambil tindakan hukum terhadap pelanggan jika Anda tidak menerima pembayaran dalam jangka waktu tertentu
5. Cari tahu bagaimana Anda akan menanggapi keterlambatan pembayaran
Jika faktur tetap belum dibayar untuk waktu yang lama, Anda harus memutuskan bagaimana Anda ingin melanjutkan. Berikut adalah beberapa opsi untuk dipertimbangkan:
- Menawarkan paket pembayaran (dengan bunga)
- Membebankan biaya keterlambatan
- Mohon beri tahu pelanggan bahwa Anda harus mengakhiri hubungan bisnis Anda jika mereka tidak melakukan pembayaran yang baik
- Meminta bantuan penagih utang
- Mengambil tindakan hukum jika perlu
Keterlambatan pembayaran dapat menghambat operasi bisnis kecil dan menggagalkan pertumbuhan. Itulah mengapa sangat penting untuk memahami mengapa hal itu terjadi – dan mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya.
