Sebuah artikel Harvard Business Review baru-baru ini mengidentifikasi fenomena yang disebut “mabuk rapat” yang menurut penelitian baru dapat menggagalkan produktivitas jauh melampaui pertemuan itu sendiri.
Sebuah survei yang dilakukan oleh University of North Carolina Charlotte dan lembaga lain menemukan bahwa lebih dari 90% karyawan kadang-kadang mengalami hal ini “mabuk rapat,” dengan lebih dari setengahnya melaporkan bahwa efek negatif ini merugikan alur kerja dan produktivitas mereka secara keseluruhan.
“Mabuk rapat adalah gagasan bahwa ketika kita memiliki rapat yang buruk, kita tidak meninggalkannya di depan pintu. Itu melekat pada kita dan berdampak negatif pada produktivitas kita,” kata Steven Rogelberg, seorang profesor di UNC Charlotte dan penulis “The Surprising Science of Meetings.”
Studi ini menemukan bahwa karyawan sering merenungkan pertemuan yang buruk dan merasa terdorong untuk berbagi frustrasi mereka dengan rekan kerja, menciptakan apa yang disebut Rogelberg sebagai “rekominasi bersama” yang dapat menyebarkan dampak negatif ke seluruh organisasi.
Faktor-faktor umum yang berkontribusi terhadap pengalaman rapat yang negatif termasuk rapat yang tidak perlu yang mungkin berupa email, topik agenda yang tidak relevan, fasilitasi yang buruk, terlalu banyak peserta, durasi yang berlebihan, dominasi oleh beberapa peserta, dan keputusan yang tidak jelas.
Rogelberg merekomendasikan beberapa strategi untuk mencegah mabuk rapat:
“Pertahankan daftar peserta sekecil mungkin,” kata Rogelberg. “Ingatlah bahwa semakin banyak pemimpin berbicara, semakin rendah peringkat efektivitasnya. Dengan demikian, pemimpin rapat perlu berbicara lebih sedikit dan memfasilitasi lebih banyak.”
Alih-alih mengatur agenda sebagai topik yang akan dibahas, Rogelberg menyarankan untuk menyusunnya sebagai pertanyaan yang harus dijawab.
“Dengan membingkai item agenda sebagai pertanyaan, Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang benar-benar harus diundang ke pertemuan,” katanya. “Anda tahu kapan harus mengakhiri pertemuan dan jika pertemuan telah berhasil – pertanyaan telah terjawab.”
Pendekatan berbasis pertanyaan ini menciptakan tantangan menarik yang menarik orang, katanya, menambahkan bahwa “jika Anda tidak dapat memikirkan pertanyaan apa pun, itu mungkin berarti Anda tidak perlu membuat rapat.”
Untuk karyawan yang sudah menderita mabuk rapat, Rogelberg menyarankan untuk melampiaskan tetapi berpusat pada percakapan yang berfokus pada masalah dengan rekan kerja.
“Mengobrol dengan kolega Anda tentang bagaimana menghadapi situasi untuk masa depan, mendapatkan pemikiran mereka, terlibat dalam pembuatan akal sehat di mana Anda mencoba untuk memahaminya, mengambil perspektif yang berbeda tentang apa yang baru saja terjadi – jenis percakapan itu meningkatkan keterampilan dan ketahanan Anda ketika Anda melakukan pertemuan yang buruk,” kata Rogelberg.
